Digitale Communicatiestijl
Een groot deel van de werkende bevolking leerde tijdens hun studies op een formele manier zakelijke brieven schrijven. Hiervan vinden we tot vandaag nog sporen in onze e-mails. Nu zindert deze stijl verder na in het taalgebruik op sociale technologie (zoals digitale collaboration tools). De gebruikte zinnen zijn complex, de boodschappen zijn lang en meestal niet snel leesbaar. Deze stijl past niet bij dit 'snelle' medium. Sociale technologie vraagt een andere stijl: snel, efficiënt en 'to-the-point'. Dit betekent niet dat we moeten vervallen in informele spreektaal. Maar er is nood aan een nieuwe zakelijke stijl, dat is wat ik bedoel met 'digitale communicatiestijl'. Een typisch bericht van iemand met weinig ervaring met sociale technologie ziet er zo uit:
Nick De Briefschrijver
Beste collega’s,
Zoals jullie waarschijnlijk al konden vernemen, is er nieuwe software op komst in ons bedrijf: Microsoft Teams. Deze tool zal op termijn de huidige SharePoint teamsites vervangen die in 2014 ter beschikking gesteld werden. Ik nodig jullie ten zeerste uit om deel te nemen aan de gesprekken in deze handige tool die een nieuwe manier van werken mogelijk zal maken. Volgende week zullen jullie allemaal uitgenodigd worden om een training te volgen over de precieze werking van deze nieuwe software. Ik kan deze opleiding van een halve dag aanbevelen om kennis te maken met de nieuwe mogelijkheden die deze tool ons brengt. Deze software zal digitale samenwerking op een hoger niveau tillen binnen onze organisatie.
Vriendelijke groeten,
Nick
Het valt al dadelijk op dat deze tekst heel hard lijkt op een brieftekst, het formaat dat ook binnen email gangbaar is. De aanspreking en de afsluitende groet op het einde van het bericht mogen weggelaten worden. Je merkt bij dit voorbeeld dat het wat tijd kost om de boodschappen te ontcijferen.
Een digitaal gesprek
De bedoeling bij sociale technologie is dat er een digitale conversatie ontstaat. Interactie is zeer belangrijk en wordt vaak over het hoofd gezien. Een goede berichtenstroom leest bijna als het scenario van een toneelstuk. Het 'voelt' als een 'face-to-face' gesprek tussen een aantal collega's. Bij elk bericht staat een foto en de naam van de persoon die het bericht plaatste (bijna zoals in een scenariotekst). Door de berichten kort te formuleren, kan de boodschap snel opgenomen worden door de lezer. Hierdoor wordt het gemakkelijk om er snel op te reageren zodat een digitaal 'gesprek' kan ontstaan. Zoals volgende figuur illustreert is een digitaal gesprek net zo interactief als een gesprek van persoon tot persoon.
Wees to-the-point
Of je bericht gelezen zal worden of niet, hangt voor een groot stuk af van de schrijfstijl die je gebruikt. Vermijd wollige zinnen die mensen twee keer moeten lezen om te begrijpen wat je bedoelt. Gebruik korte krachtige zinnen die de essentie van je boodschap snel overbrengen. Wanneer 10 collega's 2 minuten tijd nodig hadden om je bericht te 'ontcijferen' terwijl je op 30 seconden je boodschap had kunnen overbrengen, dan gaat er veel tijd op een dag verloren. Op die manier pak je aan de bron 'informatieoverload' aan. Het volgende voorbeeld illustreert dit. Beide berichten zijn bedoeld als een oproep om krachtige en sterke berichten te formuleren. Welke formulering verkies jij?
Ann Schrijftveel
Dit is een voorbeeld van een lang bericht waarin je als lezer zelf op zoek moet gaan naar de essentie, een werkje wat door elke lezer opnieuw gedaan moet worden, er zal dus kostbare tijd verloren gaan. Tijdens onze studies kwamen we misschien in contact met Latijnse zinnen, die uitblinken in het gebruik van neven- en ondergeschikte zinnen en nog meer van dat fraais. Tijdens het Romeinse Rijk was dat wellicht mode en kon je daarmee gewichtig uit de hoek komen, maar in de context van sociale technologie - het tijdperk waarin we nu leven - helpt ons dit echt niet vooruit. Maak je punt in één zin en verduidelijk eventueel nog in een tweede zin. Schrap de rest van je proza, en ja, dat kost veel oefening. Iedereen heeft uiteindelijk een eigen schrijfstijl, en die aanpassen zal tijd vragen, soms duurt dat zelfs verschillende weken.
Jan Houdthetkort
Dit snelle communicatiemedium vraagt korte en to-the-point boodschappen. Denk aan het comfort voor je collega's en pas je schrijfstijl aan.
Vermijd dubbele boodschappen
Vermijd dubbele boodschappen binnen één bericht. In het voorbeeld in het begin van dit artikel wordt zowel de aankondiging van een nieuwe tool als deze van de nieuwe opleiding gedaan. Waarop moeten de lezers reageren? Op de aankondiging van de tool? Of op de mededeling dat er opleidingen ingericht gaan worden? Een beter alteratief is om twee aparte berichten te plaatsen (waardoor ze ook weer korter worden):
Nick De Schrijver
Microsoft Teams vervangt binnenkort de SharePoint teamsites die ondertussen al van 2014 dateren. De nieuwe tool zal ook beschikbaar zijn op smartphone.
Fien Modern
Fantastisch! Het werd tijd dat ons bedrijf hier in investeert. We zitten al lang te wachten op de beschikbaarheid van een modernere tool die we ook op onze smartphones kunnen gebruiken.
Nick De Schrijver
Volgende week wordt de kalender van de opleiding "efficiënt gebruik van Microsoft Teams" gecommuniceerd. De basisopleiding neemt een halve dag in beslag. Ten sterkste aanbevolen!
Suzy Goedgezind
Fijn dat er rekening gehouden is met onze feedback. Een opleiding van twee opeenvolgende dagen zoals in het verleden is echt niet haalbaar meer in onze agenda’s.
Het is efficiënter om medewerkers te begeleiden in het ontwikkelen van een nieuwe digitale communicatiestijl dan uitgebreide toolopleidingen te voorzien. Toolopleidingen waren in het verleden zeker op zijn plaats. Toen moesten collega's leren omgaan met een tekstverwerker en niet langer met een typmachine. De context vandaag is anders. Het is niet zozeer de tool die verandert vandaag (sociale technologie is minder complex dan een tekstverwerker), maar de manier waarop we communiceren met elkaar. En die manier van communiceren moeten veel medewerkers nog leren.