Digital Communication Style
Een groot deel van de werkende bevolking leerde tijdens hun studies op een formele manier zakelijke brieven schrijven. Hiervan vinden we tot vandaag nog sporen in onze e-mails. Nu zindert deze stijl verder na in het taalgebruik op sociale technologie (zoals digitale collaboration tools). De gebruikte zinnen zijn complex, de boodschappen zijn lang en meestal niet snel leesbaar. Deze stijl past niet bij dit 'snelle' medium. Sociale technologie vraagt een andere stijl: snel, efficiënt en 'to-the-point'. Dit betekent niet dat we moeten vervallen in informele spreektaal. Maar er is nood aan een nieuwe zakelijke stijl, dat is wat ik bedoel met 'digitale communicatiestijl'. Een typisch bericht van iemand met weinig ervaring met sociale technologie ziet er zo uit:
Nick TheWriter
Dear collega?s,
As you have probably already heard, new software is coming into our company: Microsoft Teams. This tool will eventually replace the current SharePoint team sites that were launched in 2014. I strongly invite you to take part in the conversations in this handy tool that will enable a new way of working. Next week, you will all be invited to follow a training on how to use this new software. I can recommend this half-day training to get acquainted with the new possibilities this tool will bring us. This software will take digital collaboration to a higher level within our organisation.
Best regards,
Nick
It is obvious that this text resembles the format of a letter very much, the format that is also common in email messages. The address and closing greeting at the end of the message may be omitted. You notice in this example that it takes some time to decipher the messages.
A digital conversation
The intention with social technology is to create a digital conversation. Interaction is very important and is often overlooked. A good message flow reads almost like the scenario of a play. It 'feels' like a face-to-face conversation between a number of colleagues. Each message is accompanied by a photo and the name of the person who placed the message (almost like in a scenario text). By formulating the messages concisely, the message can be quickly captured by the reader. This makes it easy to respond quickly so that a digital 'conversation' can arise. As the following figure illustrates, a digital conversation should become just as interactive as a person-to-person conversation.
Be to-the-point
Whether or not your message will be read depends to a large extent on the style of writing you use. Avoid woolly sentences causing people to read them twice to understand what you mean. Use short, powerful sentences that convey the essence of your message quickly. If 10 colleagues need 2 minutes to 'decipher' your message when you could have got your message across in 30 seconds, a lot of time is lost. In this way you tackle 'information overload' at the source. The following example illustrates this. Both messages are intended as a call to formulate powerful and strong messages. Which formulation would you prefer?
Ann MassiveWriter
Dit is een voorbeeld van een lang bericht waarin je als lezer zelf op zoek moet gaan naar de essentie, een werkje wat door elke lezer opnieuw gedaan moet worden, er zal dus kostbare tijd verloren gaan. Tijdens onze studies kwamen we misschien in contact met Latijnse zinnen, die uitblinken in het gebruik van neven- en ondergeschikte zinnen en nog meer van dat fraais. Tijdens het Romeinse Rijk was dat wellicht mode en kon je daarmee gewichtig uit de hoek komen, maar in de context van sociale technologie - het tijdperk waarin we nu leven - helpt ons dit echt niet vooruit. Maak je punt in één zin en verduidelijk eventueel nog in een tweede zin. Schrap de rest van je proza, en ja, dat kost veel oefening. Iedereen heeft uiteindelijk een eigen schrijfstijl, en die aanpassen zal tijd vragen, soms duurt dat zelfs verschillende weken.
Jan Houdthetkort
This fast communication medium requires short and to-the-point messages. Keep the comfort for your colleagues in mind and adapt your writing style.
Avoid double messages
Vermijd dubbele boodschappen binnen één bericht. In het voorbeeld in het begin van dit artikel wordt zowel de aankondiging van een nieuwe tool als deze van de nieuwe opleiding gedaan. Waarop moeten de lezers reageren? Op de aankondiging van de tool? Of op de mededeling dat er opleidingen ingericht gaan worden? A better alternative is to place two separate messages (which also makes them shorter):
Nick TheWriter
Microsoft Teams will soon replace the SharePoint team sites that already date from 2014. The new tool will be available on smartphones.
Fien Modern
Fantastic! It's about time our company invested in this. We have been waiting for a long time for the availability of a more modern tool that we can also use on our smartphones.
Nick TheWriter
Volgende week wordt de kalender van de opleiding "efficiënt gebruik van Microsoft Teams" gecommuniceerd. De basisopleiding neemt een halve dag in beslag. Ten sterkste aanbevolen!
Suzy AlwaysHappy
Fijn dat er rekening gehouden is met onze feedback. Een opleiding van twee opeenvolgende dagen zoals in het verleden is echt niet haalbaar meer in onze agenda?s.
Het is efficiënter om medewerkers te begeleiden in het ontwikkelen van een nieuwe digitale communicatiestijl dan uitgebreide toolopleidingen te voorzien. Toolopleidingen waren in het verleden zeker op zijn plaats. Toen moesten collega's leren omgaan met een tekstverwerker en niet langer met een typmachine. De context vandaag is anders. Het is niet zozeer de tool die verandert vandaag (sociale technologie is minder complex dan een tekstverwerker), maar de manier waarop we communiceren met elkaar. En die manier van communiceren moeten veel medewerkers nog leren.