Digital Communication Style
Een groot deel van de werkende bevolking leerde tijdens hun studies op een formele manier zakelijke brieven schrijven. Hiervan vinden we tot vandaag nog sporen in onze e-mails. En nu zindert deze stijl verder na in het taalgebruik bij sociale technologie. De gebruikte zinnen zijn complex, de boodschappen zijn lang en meestal niet snel leesbaar. Deze stijl past niet bij dit "snelle" medium. Het vergt een andere stijl: snel, efficiënt en to-the-point. Dit betekent niet dat we moeten vervallen in informele spreektaal. Maar er is nood aan een nieuwe zakelijke stijl die past bij een snel medium zoals sociale technologie. Een typisch bericht van iemand met weinig ervaring met sociale technologie ziet er zo uit:
Nick TheWriter
Dear collega?s,
As you have probably already heard, new software is coming into our company: Microsoft Teams. This tool will eventually replace the current SharePoint team sites that were launched in 2014. I strongly invite you to take part in the conversations in this handy tool that will enable a new way of working. Next week, you will all be invited to follow a training on how to use this new software. I can recommend this half-day training to get acquainted with the new possibilities this tool will bring us. This software will take digital collaboration to a higher level within our organisation.
Best regards,
Nick
Het valt al dadelijk op dat deze tekst hard lijkt op een brieftekst, het formaat dat ook binnen email gangbaar is. De aanspreking en de afsluitende groet op het einde van het bericht mogen weggelaten worden. Je merkt ook dat het wat tijd kost om de boodschappen te ontcijferen.
A digital conversation
De bedoeling bij sociale technologie is dat er een digitale conversatie ontstaat. Interactie is belangrijk. Een goede berichtenstroom leest bijna als het scenario van een toneelstuk. Het 'voelt' als een 'face-to-face' gesprek tussen een aantal collega's. Bij elk bericht staat een foto en de naam van de persoon die het bericht plaatste (bijna zoals in een scenariotekst). Door de berichten kort te formuleren, kan de boodschap snel opgenomen worden door de lezer. Hierdoor wordt het gemakkelijk om er snel op te reageren zodat een digitaal 'gesprek' kan ontstaan zoals volgende figuur illustreert:
Be to-the-point
Of je bericht gelezen zal worden of niet, hangt voor een groot stuk af van de schrijfstijl die je gebruikt. Vermijd wollige zinnen die mensen twee keer moeten lezen om te begrijpen wat je bedoelt. Gebruik kort krachtige zinnen die de essentie van je boodschap snel overbrengen. Wanneer 10 collega's 2 minuten tijd nodig hadden om je bericht te 'ontcijferen' terwijl je op 30 seconden je boodschap had kunnen overbrengen, dan gaat er veel tijd op een dag verloren. Op die manier pak je 'informatieoverload' aan aan de bron. Volgende voorbeelden illustreren wat ik bedoel. Beiden zijn ze bedoeld als een oproep om krachtige en sterke berichten te formuleren.
Ann MassiveWriter
Dit is een voorbeeld van een lang bericht waarin je als lezer zelf op zoek moet gaan naar de essentie, een werkje wat door elke lezer opnieuw gedaan moet worden, er zal dus kostbare tijd verloren gaan. Tijdens onze studies kwamen we misschien in contact met Latijnse zinnen, die uitblinken in het gebruik van neven- en ondergeschikte zinnen en nog meer van dat fraais. Op dat moment was dat wellicht mode en kon je daarmee gewichtig uit de hoek komen, maar in de context van sociale technologie - het tijdperk waarin we nu leven - helpt ons dit echt niet vooruit. Maak je punt in één zin en verduidelijk eventueel nog in een tweede zin. Schrap de rest van je proza, en ja, dat kost veel oefening. Iedereen heeft uiteindelijk een eigen schrijfstijl, en die aanpassen zal tijd vragen, soms duurt dat zelfs enkele weken.
Jan KeepsItShort
This fast communication medium requires short and to-the-point messages. Keep the comfort for your colleagues in mind and adapt your writing style.
Avoid double messages
Vermijd dubbele boodschappen binnen één bericht. In het voorbeeld in het begin van dit artikel wordt zowel de aankondiging van een nieuwe tool als deze van de nieuwe opleiding gedaan. Waarop moeten de lezers reageren? Op de aankondiging van de tool? Of op de mededeling dat er opleidingen ingericht gaan worden? A better alternative is to place two separate messages (which also makes them shorter):
Nick TheWriter
Microsoft Teams vervangt binnenkort de SharePoint teamsites die ondertussen al van 2014 dateren. De nieuwe tool zal ook beschikbaar zijn op jullie smartphone.
Fien Modern
Fantastic! It's about time our company invested in this. We have been waiting for a long time for the availability of a more modern tool that we can also use on our smartphones.
Nick TheWriter
Volgende week wordt de kalender van de opleidingen voor Microsoft Teams gecommuniceerd. De basisopleiding neemt een halve dag in beslag. Ten sterkte aanbevolen!
Suzy AlwaysHappy
Fijn dat er rekening gehouden is met onze feedback. Een opleiding van twee opeenvolgende dagen zoals in het verleden is echt niet haalbaar meer in onze agenda?s.
Het is efficiënter om medewerkers te begeleiden in het ontwikkelen van een nieuwe digitale communicatiestijl dan uitgebreide toolopleidingen te voorzien. Toolopleidingen waren in het verleden zeker op zijn plaats. Toen moesten collega's leren omgaan met een tekstverwerker en niet langer met een typmachine. De context vandaag is anders. Het is niet zozeer de tool die verandert vandaag (sociale technologie is minder complex dan een tekstverwerker), maar de manier waarop we communiceren met elkaar. En die manier van communiceren moeten veel medewerkers nog leren.